Jeder EINF muss von einem zugelassenen, unabhängigen Prüfungsdienstleister verifiziert werden, bevor das Leitungsorgan ihn billigt und er zusammen mit dem Jahresabschluss eingereicht wird. Eine gute Vorbereitung auf die EINF-Prüfung entscheidet darüber, ob die Prüfung reibungslos verläuft oder sich über Wochen voller Rückfragen hinzieht. Unternehmen, die die Verifizierung als Projekt mit Verantwortlichen, Nachweisen und Fristen behandeln, vermeiden Korrekturen in letzter Minute und legen dem Leitungsorgan einen Bericht vor, den es mit gutem Gewissen unterzeichnen kann.
Dieser Leitfaden erklärt, was Prüfer betrachten, woran Berichte häufig scheitern, wie Sie ein Nachweispaket aufbauen und wie Sie die Wochen vor der Einreichung organisieren. Wenn Sie zunächst die Grundlagen brauchen, beginnen Sie mit unserem Leitfaden Was ist der EINF und wer muss ihn erstellen.
Was Prüfer verifizieren
Nach dem spanischen Gesetz 11/2018 verlangt der EINF derzeit eine begrenzte Prüfungssicherheit (limited assurance). Das ist ein moderates Maß an Sicherheit und weniger umfangreich als eine Abschlussprüfung, doch der Prüfer braucht trotzdem Belege für alles, was Sie berichten. Die Prüfung beantwortet vier Fragen:
- Vollständigkeit: Deckt der Bericht alle fünf EINF-Säulen ab (Umwelt, Sozial- und Arbeitnehmerbelange, Menschenrechte, Bekämpfung von Korruption und Bestechung sowie Diversität)? Sind die Pflichtangaben enthalten?
- Richtigkeit: Stimmen die berichteten Zahlen mit den Quelldokumenten überein? Werden Berechnungen und Methoden korrekt angewendet?
- Konsistenz: Passen die Zahlen intern zusammen (zum Beispiel die Gesamtbelegschaft und ihre Aufschlüsselung nach Geschlecht, Alter und Vertragsart) und mit dem Jahresabschluss?
- Gesetzeskonformität: Erfüllt der Bericht die inhaltlichen Anforderungen des Gesetzes 11/2018?
Prüfer kontrollieren außerdem, ob die Berichtsgrenze klar definiert ist. Hat Ihr Konzern Tochtergesellschaften, Joint Ventures oder Standorte im Ausland, wird gefragt, welche Einheiten einbezogen sind, warum, und ob alle Säulen dieselbe Abgrenzung verwenden. Ein konsolidierter EINF befreit eine Tochtergesellschaft nur dann, wenn er deren Geschäftstätigkeit und Daten tatsächlich abdeckt.
Wie Prüfer in der Praxis vorgehen
Rechnen Sie mit drei Arten von Anfragen. Erstens Walkthroughs: Gespräche mit den Personen, die eine Kennzahl erstellen, um nachzuvollziehen, wie sie zustande kommt. Zweitens Stichproben: Der Prüfer wählt einzelne Datenpunkte aus (einen Monat Stromrechnungen, eine Reihe von Lohnabrechnungen, ein Schulungsprotokoll) und fordert die zugrunde liegenden Dokumente an. Drittens analytische Prüfungshandlungen: Größere Veränderungen gegenüber dem Vorjahr werden hinterfragt. Bereiten Sie deshalb für jede wesentliche Abweichung eine kurze Erklärung vor, bevor danach gefragt wird.
Häufige Feststellungen
Diese Feststellungen sehen wir am häufigsten, wenn Unternehmen ihren EINF vorbereiten:
- Fehlende Nachweise: Daten ohne Belege oder mit Dokumenten, die niemand findet, wenn die Stichprobenanfrage kommt.
- Rechenfehler: falsch angewendete Emissionsfaktoren, fehlerhafte Einheitenumrechnungen (kWh statt MWh, Liter statt m³) oder Faktoren aus dem falschen Jahr.
- Lücken in der Berichtsgrenze: Standorte, Tochtergesellschaften oder Fahrzeugflotten, die ohne Begründung fehlen.
- Veraltete Daten: Vorjahreszahlen, die ohne Begründung übernommen werden.
- Richtlinien ohne Ergebnisse: eine Diversitäts- oder Antikorruptionsrichtlinie wird beschrieben, ohne die Kennzahlen, die ihre Wirkung zeigen.
- Kein Vorjahresvergleich: Prüfer und Leser erwarten Entwicklungen über die Zeit; ist es Ihr erstes Jahr, sagen Sie das klar.
All das lässt sich vermeiden. Entscheidend ist, das Nachweismanagement als laufenden Prozess zu verstehen und nicht als Kraftakt kurz vor der Frist.
Wer ist wofür verantwortlich
Die Verifizierung geht schneller, wenn jeder Datenpunkt eine namentlich benannte verantwortliche Person hat, die Fragen beantworten kann. Eine typische Aufteilung sieht so aus:
| Säule | Typische Verantwortung | Beispiele für Nachweise |
|---|---|---|
| Umwelt | Betrieb, Facility Management, Fuhrpark | Energie- und Kraftstoffrechnungen, Zählerstände, Abfallnachweise, Wasserrechnungen |
| Sozial- und Arbeitnehmerbelange | Personal, Arbeitssicherheit | Lohn- und Personalauszüge, Unfallregister, Schulungsnachweise |
| Menschenrechte | Compliance, Einkauf | Sorgfaltspflichtverfahren, Lieferantenbewertungen, Protokolle des Beschwerdekanals |
| Antikorruption | Recht, Compliance | Verhaltenskodex, abgeschlossene Schulungen, Hinweisgeberprotokolle |
| Diversität | Vorstandssekretariat, Personal | Zusammensetzung des Leitungsorgans, Diversitätsrichtlinie, Vergütung nach Geschlecht und Kategorie |
Das Nachhaltigkeitsteam koordiniert, sollte aber nicht der einzige Ansprechpartner sein. Wenn nur eine Person erklären kann, wie eine Zahl entstanden ist, gerät die Prüfung ins Stocken, sobald diese Person nicht verfügbar ist.
Das Nachweispaket aufbauen
Bereiten Sie für jeden Datenpunkt drei Dinge vor:
- Das Quelldokument: Rechnung, Personalauszug, Zählerstand, unterzeichnete Richtlinie.
- Die Berechnungsmethode: verwendete Emissionsfaktoren und ihre Quelle, Zuordnungsregeln, Umrechnungen und etwaige Schätzungen (mit Begründung).
- Den Freigabeverlauf: wer die Daten geliefert, wer sie validiert hat und wann.
Wenn Sie die Nachweise nach EINF-Säule ordnen, findet sich der Prüfer leichter zurecht und es gibt weniger Rückfragen. Verwenden Sie im Bericht und in den Nachweisordnern dieselben Bezeichnungen und Kennzahlencodes, sodass jede Zahl im Entwurf auf genau eine Datei verweist.
Checkliste vor der Verifizierung
Bevor Sie den Entwurf an den Prüfer senden, prüfen Sie:
- Die Berichtsgrenze ist dokumentiert und wird in allen fünf Säulen gleich angewendet.
- Jede quantitative Angabe hat ein Quelldokument und eine verantwortliche Person.
- Emissionsfaktoren sind mit Quelle und Jahr aufgeführt und folgen einer anerkannten Methodik wie dem GHG Protocol.
- Die Belegschaftszahlen stimmen im Arbeitnehmerteil, im Diversitätsteil und im Jahresabschluss überein.
- Für wesentliche Veränderungen gegenüber dem Vorjahr gibt es eine schriftliche Erklärung.
- Schätzungen sind gekennzeichnet, mit Methode und Begründung.
- Qualitative Abschnitte beschreiben Richtlinien, Risiken und Ergebnisse, nicht nur Richtlinien.
- Die Geschäftsleitung hat den Entwurf geprüft und kennt den Termin für die Billigung durch das Leitungsorgan.
Zeitplan
Beginnen Sie mindestens 8 Wochen vor dem geplanten Einreichungstermin mit der Vorbereitung, beim ersten EINF noch früher:
- Wochen 1–4: Datenerhebung und interne Prüfung, einschließlich der Erklärungen zu Abweichungen.
- Wochen 5–6: Durchsicht des Berichtsentwurfs mit Geschäftsleitung und Datenverantwortlichen.
- Wochen 7–8: externe Verifizierung, Beantwortung der Stichprobenanfragen und letzte Korrekturen.
Der EINF wird vom Leitungsorgan gebilligt und als Teil des Lageberichts zusammen mit dem Jahresabschluss eingereicht. Die Verifizierung muss also in den Kalender des Jahresabschlusses passen, nicht danach kommen. Unser Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Vorbereitung des EINF-Berichts beschreibt die früheren Phasen im Detail.
Unternehmen, die sich auf die CSRD-Berichterstattung vorbereiten, sollten dieselben Gewohnheiten beibehalten. Auch unter der CSRD ist die Prüfungssicherheit begrenzt und die Logik der Nachweise identisch, daher ist ein gut dokumentierter EINF der beste Ausgangspunkt.
Wie Dcycle hilft
In EINF- und GRI-Projekten mit unseren Kunden ist bei der Verifizierung selten die Berechnung selbst das Schwierigste, sondern das Dokument zu finden, das Monate nach der Eingabe hinter einer Zahl steht. Dcycle verknüpft jeden Datenpunkt mit seiner Quelldatei, seinem Berechnungsprotokoll und seiner Freigabekette. Fordert Ihr Prüfer einen Nachweis für eine Kennzahl an, teilen Sie ihn mit einem Klick. Mit der automatisierten Datenerfassung werden Rechnungen und Tabellen beim Hochladen gelesen und klassifiziert, was die Methodik zwischen den Berichtsperioden stabil hält, und die Nachweis-Rückverfolgbarkeit hält den Prüfpfad am selben Ort wie den Bericht. Fordern Sie eine Demo an, um es mit Ihren eigenen Daten zu sehen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Ist die Verifizierung des EINF verpflichtend?
Ja. Das Gesetz 11/2018 schreibt vor, dass der EINF von einem unabhängigen Prüfungsdienstleister verifiziert wird. Derzeit gilt die begrenzte Prüfungssicherheit, die dennoch solide Belege für jede berichtete Zahl erfordert.
Was ist der Unterschied zwischen begrenzter und hinreichender Prüfungssicherheit?
Die begrenzte Prüfungssicherheit liefert ein moderates Maß an Sicherheit, dass die Angaben frei von wesentlichen Falschdarstellungen sind. Die hinreichende Prüfungssicherheit ähnelt eher einer Abschlussprüfung und umfasst umfangreichere Prüfungshandlungen. Für den EINF gilt derzeit die begrenzte Prüfungssicherheit.
Wie früh sollten wir mit der Vorbereitung beginnen?
Planen Sie mindestens acht Wochen vor dem Einreichungstermin ein, mehr, wenn es Ihr erster EINF ist oder Ihre Daten in vielen Systemen liegen. Die Datenerhebung dauert in der Regel am längsten.
Was tun, wenn eine Zahl geschätzt werden muss?
Kennzeichnen Sie sie im Bericht als Schätzung, dokumentieren Sie Methode und Grund und bewahren Sie die Ausgangsdaten auf. Prüfer akzeptieren in der Regel plausible Schätzungen, wenn sie transparent und konsistent angewendet werden.
