Das Schwierigste an der EINF-Berichterstattung ist nicht, die Anforderungen zu verstehen, sondern die Daten zu finden. Viele Organisationen stellen fest, dass die Informationen zwar vorhanden sind, aber über Dutzende Abteilungen, Systeme und Dateiformate verteilt liegen. Dieser Leitfaden zeigt, wo Sie für jede der fünf Säulen suchen sollten, wer in der Regel für welchen Datenpunkt verantwortlich ist, welche Nachweise Sie aufbewahren sollten und wie der unabhängige Prüfer die Daten betrachtet.
Bevor Sie beginnen: ein Dateninventar anlegen
Beginnen Sie mit einem einfachen Inventar: eine Zeile pro Datenpunkt, mit Spalten für Säule, Einheit, Quellsystem oder -dokument, verantwortliche Person, Frist und den Nachweis, den Sie aufbewahren werden. Das kostet wenige Stunden und spart später Wochen, weil es Lücken sichtbar macht (ein Standort ohne Zählerstände, ein Land mit einem anderen Personalsystem), bevor die Schreibphase beginnt.
Zwei Regeln sorgen dafür, dass das Inventar funktioniert:
- An den Berichtsgrenzen ausrichten. Jede Einheit im EINF-Umfang muss bei jedem relevanten Datenpunkt erscheinen. Gehört eine Tochtergesellschaft dazu, gehören auch ihr Energieverbrauch, ihre Belegschaft und ihre Richtlinien dazu.
- Definitionen vorab festlegen. Entscheiden Sie, was als Beschäftigter zählt (Köpfe oder Vollzeitäquivalente, zum Jahresende oder im Jahresdurchschnitt), welche Einheiten Sie verwenden und welche Emissionsfaktoren gelten. Schicken Sie diese Definitionen dann an alle Verantwortlichen.
Quellen für Umweltdaten
| Datenpunkt | Typische Quelle | Übliche Verantwortung |
|---|---|---|
| Energieverbrauch | Versorgerrechnungen, Energiemodul im ERP, Zählerstände | Betrieb, Facility Management |
| THG-Emissionen | Berechnung aus Aktivitätsdaten und Emissionsfaktoren | Nachhaltigkeitsteam |
| Wasserverbrauch | Wasserrechnungen, Zählerstände | Facility Management |
| Abfallaufkommen | Berichte des Entsorgungsdienstleisters | Betrieb |
| Rohstoffe | Einkaufsdaten, Lieferantenerklärungen | Einkauf |
Verwenden Sie für die Emissionsberechnung aktuelle Emissionsfaktoren aus anerkannten Quellen wie DEFRA oder dem GHG Protocol, und dokumentieren Sie, welchen Faktor aus welchem Jahr Sie auf jede Aktivität angewendet haben. Veraltete oder nicht dokumentierte Faktoren gehören zu den häufigsten Prüfungsfeststellungen. Bewahren Sie die Rechnungen und Berichte selbst auf, nicht nur die Summen: Der Prüfer zieht Stichproben einzelner Zahlen und möchte das zugrunde liegende Dokument sehen. Mehr zu dieser Säule finden Sie in unserem Leitfaden zur EINF-Umweltberichterstattung.
Quellen für Sozial- und Personaldaten
Die meisten Sozialdaten liegen in Ihrem Personal- oder Lohnabrechnungssystem: Belegschaft nach Geschlecht, Alter und Land, Vertragsarten, Neueinstellungen und Fluktuation, Fehlzeiten, Schulungsstunden sowie Vergütung nach Geschlecht und Berufsgruppe. Daten zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz (Häufigkeit und Schwere von Unfällen, berufsbedingte Erkrankungen) stammen meist vom Team für Arbeitssicherheit oder vom arbeitsmedizinischen Dienst. Angaben zur Arbeitsorganisation, etwa Arbeitszeiten, flexible Arbeitsmodelle und Regelungen zur Nichterreichbarkeit, erfordern oft Richtliniendokumente der Personalabteilung statt Systemexporten.
Ist Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig, stellen Sie sicher, dass die lokalen Personalabteilungen mit denselben Definitionen und demselben Stichtag berichten. Eine Belegschaft zum Jahresende in einem Land und ein Jahresdurchschnitt in einem anderen ergeben Summen, die nicht aufgehen, und das fällt dem Prüfer auf.
Menschenrechte und Korruptionsbekämpfung
Diese Säulen bestehen überwiegend aus qualitativen Angaben, die auf Unternehmensrichtlinien, Compliance-Programmen und Berichten der Internen Revision beruhen. Fordern Sie bei Rechts- und Compliance-Abteilung an:
- Den Verhaltenskodex sowie die Richtlinien gegen Korruption und Bestechung, jeweils mit Freigabedatum.
- Die Due-Diligence-Verfahren, einschließlich der Bewertung menschenrechtlicher Risiken in der Lieferkette.
- Die Aufzeichnungen des Hinweisgebersystems: eingegangene, untersuchte und abgeschlossene Meldungen.
- Die Schulungsnachweise zu Ethik und Compliance.
- Bestätigte Vorfälle, Gerichtsverfahren oder Sanktionen, falls vorhanden.
Auch wenn es in Ihrem Unternehmen keine Vorfälle gab, müssen Sie die bestehenden Richtlinien und Mechanismen beschreiben und dies ausdrücklich angeben. “Keine Fälle gemeldet” ist nur dann eine gültige Angabe, wenn sie durch Aufzeichnungen des Meldekanals belegt ist.
Diversitätsdaten
Daten zur Zusammensetzung des Leitungsorgans (Geschlecht, Altersgruppe, beruflicher Hintergrund, Nationalität) liefert das Sekretariat des Leitungsorgans. Die Analyse des Lohngefälles erfordert Lohndaten, die nach Geschlecht und Berufsgruppe aufgeschlüsselt sind und die Personalabteilung und Lohnbuchhaltung gemeinsam aufbereiten müssen. Unternehmen, die sowohl dem EINF als auch der CSRD unterliegen, sollten ihre Erfassung von Diversitätsdaten schon jetzt abstimmen, da die CSRD detailliertere Aufschlüsselungen verlangt.
Wie der Prüfer Ihre Daten betrachtet
Der unabhängige Prüfer kontrolliert Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz. In der Praxis bedeutet das, dass er:
- Eine Stichprobe von Zahlen auswählt und für jede das Quelldokument anfordert.
- Abgeleitete Kennzahlen nachrechnet, etwa die Emissionen aus dem Energieverbrauch.
- Prüft, ob die Summen im gesamten Bericht und mit dem Jahresabschluss übereinstimmen.
- Mit dem Vorjahr vergleicht und nach größeren Veränderungen fragt.
Verweist jede Zahl in Ihrem Inventar bereits auf ihre Quelldatei und ihre Berechnung, sind diese Anfragen in Minuten statt in Tagen erledigt.
Häufige Fallstricke
- Über Abteilungen verstreute Daten: Kein Team ist für alle EINF-Daten zuständig, und niemand konsolidiert sie vor der Frist.
- Uneinheitliche Einheiten: Energie in kWh an einem Standort und in MWh an einem anderen, Abfall in Tonnen und Kilogramm.
- Fehlende historische Daten: Vorjahresvergleiche erfordern mindestens zwei Jahre Daten auf derselben Grundlage.
- Keine Nachweiskette: Prüfer müssen jede Zahl bis zu einem Quelldokument zurückverfolgen können.
- Jedes Jahr überschriebene Tabellen: Die im Vorjahr berichtete Version ist nicht mehr vorhanden, wenn der Prüfer danach fragt.
Checkliste zur Datenerfassung
- Dateninventar mit Säule, Einheit, Quelle, Verantwortung, Frist und Nachweis für jeden Datenpunkt
- Definitionen und Emissionsfaktoren abgestimmt und an alle Verantwortlichen verteilt
- Alle Einheiten innerhalb der Berichtsgrenzen erfasst
- Quelldokumente neben den Zahlen abgelegt, die sie belegen
- Vorjahreszahlen auf derselben Grundlage verfügbar
- Auffälligkeiten vor dem Schreiben geprüft und erklärt
Wie Dcycle Sie unterstützt
Dcycle dient als zentrale Drehscheibe für alle EINF-Daten. Verbinden Sie Ihr ERP, laden Sie Rechnungen hoch oder importieren Sie Tabellen und weisen Sie jeder Abteilung Erfassungsaufgaben zu. So fließt alles in eine einzige Plattform, mit automatischer Einheitenumrechnung und verknüpften Nachweisen. Unsere automatisierte Datenerfassung liest und klassifiziert Dokumente und markiert Ausnahmen wie fehlende Monate, Dubletten oder Werte, die vom historischen Trend abweichen. In EINF/GRI-Projekten behält jede Zahl ihre verknüpften Dateien, sodass das Nachweispaket bereitsteht, wenn der Prüfer danach fragt. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie es funktioniert.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wer sollte die EINF-Datenerfassung koordinieren?
Eine koordinierende Person, meist aus dem Nachhaltigkeits- oder Finanzbereich, sollte für das Dateninventar und die Fristen verantwortlich sein. Jede Abteilung bleibt für ihre eigenen Datenpunkte und Nachweise zuständig.
Welche Nachweise verlangt der EINF-Prüfer?
Der Prüfer zieht Stichproben der berichteten Zahlen und verlangt die zugrunde liegenden Dokumente: Rechnungen, Zählerstände, Personalexporte, Berichte von Dienstleistern, Richtlinien und Aufzeichnungen. Außerdem prüft er die Berechnungsmethoden und die verwendeten Emissionsfaktoren.
Brauche ich Daten aus Vorjahren?
Vorjahresvergleiche werden erwartet, wo immer die Daten es zulassen. Ist es Ihr erster EINF, geben Sie das klar an und erfassen Sie die Daten auf einer einheitlichen Grundlage, damit Sie ab dem zweiten Jahr vergleichen können.
Was gilt, wenn es keine Vorfälle zu Menschenrechten oder Korruption gibt?
Sie müssen trotzdem die bestehenden Richtlinien, Due-Diligence-Verfahren und Beschwerdekanäle beschreiben und angeben, dass keine Fälle gemeldet wurden, belegt durch die Aufzeichnungen des Meldekanals.
