Todo o EINF (o relatório de informação não financeira exigido em Espanha) tem de ser verificado por um prestador de serviços de garantia independente e autorizado antes de ser aprovado pelo órgão de administração e apresentado com as contas anuais. Uma boa preparação da auditoria do EINF faz a diferença entre uma revisão tranquila e semanas de pedidos e respostas. As empresas que tratam a verificação como um projeto, com responsáveis, evidências e prazos, evitam correções de última hora e levam ao órgão de administração um relatório que pode assinar com confiança.
Este guia explica o que os verificadores analisam, onde os relatórios costumam falhar, como montar o dossier de evidências e como organizar as semanas anteriores à apresentação. Se precisar primeiro do essencial, comece pelo nosso guia sobre o que é o EINF e quem o tem de apresentar.
O que os auditores verificam
Ao abrigo da Lei espanhola 11/2018, o EINF exige atualmente uma garantia limitada. É um nível de confiança moderado, menos exigente do que uma auditoria financeira, mas o verificador continua a precisar de documentação para tudo o que é reportado. A revisão responde a quatro perguntas:
- Integralidade: o relatório cobre os cinco pilares do EINF (ambiente, questões sociais e relativas aos trabalhadores, direitos humanos, combate à corrupção e ao suborno, e diversidade)? Inclui os dados obrigatórios?
- Exatidão: os valores reportados coincidem com a documentação de origem? Os cálculos e as metodologias estão corretamente aplicados?
- Coerência: os números batem certo entre si (por exemplo, o total de trabalhadores e a sua repartição por género, idade e tipo de contrato) e com as demonstrações financeiras?
- Conformidade: o relatório cumpre os requisitos de conteúdo da Lei 11/2018?
Os verificadores confirmam também que o perímetro de reporte está bem definido. Se o seu grupo tem filiais, empreendimentos conjuntos ou instalações noutros países, vão perguntar que entidades estão incluídas, porquê e se todos os pilares usam o mesmo perímetro. Um EINF consolidado só isenta uma filial se abranger efetivamente as suas operações e os seus dados.
Como trabalham os verificadores na prática
Conte com três tipos de pedido. Primeiro, entrevistas de percurso: conversas com quem produz cada indicador, para perceber como o número foi construído. Segundo, testes por amostragem: o verificador escolhe dados concretos (um mês de faturas de eletricidade, um conjunto de processamentos salariais, um registo de formação) e pede os documentos que os suportam. Terceiro, revisão analítica: as variações significativas face ao ano anterior serão questionadas, por isso prepare uma explicação curta para cada uma antes de lhe ser pedida.
Constatações mais comuns
Estas são as constatações que vemos com mais frequência quando as empresas preparam o seu EINF:
- Falta de evidências: dados reportados sem documentação de suporte, ou com documentos que ninguém encontra quando chega o pedido de amostra.
- Erros de cálculo: fatores de emissão mal aplicados, conversões de unidades erradas (kWh em vez de MWh, litros em vez de m³) ou fatores do ano errado.
- Lacunas no perímetro: instalações, filiais ou frotas de veículos deixadas de fora sem explicação.
- Dados desatualizados: valores do ano anterior reutilizados sem justificação.
- Políticas sem resultados: descrever uma política de diversidade ou anticorrupção sem os indicadores que mostram os seus efeitos.
- Sem comparação anual: verificadores e leitores esperam ver a evolução; se for o primeiro ano, diga-o claramente.
Todas são evitáveis. O essencial é gerir as evidências como um processo contínuo e não como um esforço de última hora.
Quem é responsável por quê
A verificação avança mais depressa quando cada dado tem um responsável identificado que consegue responder a perguntas. Uma repartição habitual é esta:
| Pilar | Responsável habitual | Exemplos de evidência |
|---|---|---|
| Ambiente | Operações, instalações, frota | Faturas de energia e combustível, leituras de contadores, registos de resíduos, faturas de água |
| Social e trabalhadores | Recursos humanos, segurança no trabalho | Extratos salariais e de efetivos, registo de acidentes, registos de formação |
| Direitos humanos | Compliance, compras | Procedimentos de diligência devida, avaliações de fornecedores, registos do canal de denúncias |
| Anticorrupção | Jurídico, compliance | Código de conduta, formação concluída, registos do canal de denúncias |
| Diversidade | Secretariado da administração, RH | Composição do órgão de administração, política de diversidade, remuneração por género e categoria |
A equipa de sustentabilidade coordena, mas não deve ser o único interlocutor. Se só uma pessoa sabe explicar como um número foi calculado, a verificação para quando essa pessoa não está disponível.
Como montar o dossier de evidências
Para cada dado, prepare três elementos:
- O documento de origem: fatura, extrato de RH, leitura de contador, política assinada.
- A metodologia de cálculo: fatores de emissão utilizados e respetiva fonte, regras de imputação, conversões e eventuais estimativas (com o motivo).
- O histórico de aprovação: quem forneceu o dado, quem o validou e quando.
Organizar as evidências por pilar do EINF facilita a navegação do verificador e reduz os pedidos de esclarecimento. Use os mesmos nomes e códigos de indicador no relatório e nas pastas de evidências, para que cada valor do rascunho remeta para um único ficheiro.
Checklist antes da verificação
Antes de enviar o rascunho ao verificador, confirme que:
- O perímetro de reporte está documentado e é aplicado da mesma forma nos cinco pilares.
- Cada valor quantitativo tem documento de origem e responsável.
- Os fatores de emissão estão indicados com fonte e ano, seguindo uma metodologia reconhecida como o GHG Protocol.
- Os totais de trabalhadores coincidem entre a secção de pessoal, a de diversidade e as demonstrações financeiras.
- As variações significativas face ao ano anterior têm uma explicação escrita.
- As estimativas estão assinaladas, com o método e o motivo.
- As secções qualitativas descrevem políticas, riscos e resultados, e não apenas políticas.
- A gestão reviu o rascunho e conhece a data de aprovação pelo órgão de administração.
Calendário
Comece a preparar-se pelo menos 8 semanas antes da data prevista de apresentação, e mais cedo se for o seu primeiro EINF:
- Semanas 1–4: recolha de dados e revisão interna, incluindo as explicações das variações.
- Semanas 5–6: revisão do rascunho com a gestão e os responsáveis pelos dados.
- Semanas 7–8: verificação externa, resposta às amostras e correções finais.
O EINF é aprovado pelo órgão de administração e apresentado com as contas anuais, como parte do relatório de gestão, pelo que a verificação tem de caber no calendário de fecho financeiro e não vir depois dele. O nosso guia passo a passo sobre como preparar o relatório EINF detalha as fases anteriores.
As empresas que se preparam para o reporte CSRD devem manter os mesmos hábitos. A garantia exigida pela CSRD também é limitada e a lógica das evidências é idêntica, por isso um EINF bem documentado é o melhor ponto de partida.
Como a Dcycle ajuda
Nos projetos de EINF e GRI com os nossos clientes, o mais difícil na verificação raramente é o cálculo em si, mas sim encontrar o documento por trás de um número meses depois de ter sido introduzido. A Dcycle liga cada dado ao seu ficheiro de origem, ao registo de cálculo e à cadeia de aprovação, por isso, quando o verificador pede a evidência de um indicador, pode partilhá-la num clique. Com a recolha automatizada de dados, faturas e folhas de cálculo são lidas e classificadas no carregamento, o que mantém a metodologia estável entre períodos, e a rastreabilidade de evidências guarda o rasto de auditoria no mesmo local que o relatório. Peça uma demonstração para ver como funciona com os seus próprios dados.
Perguntas frequentes (FAQs)
A verificação do EINF é obrigatória?
Sim. A Lei 11/2018 exige que o EINF seja verificado por um prestador independente de serviços de garantia. O nível atual é a garantia limitada, que continua a exigir documentação sólida para cada valor reportado.
Qual é a diferença entre garantia limitada e garantia razoável?
A garantia limitada dá um nível de confiança moderado de que a informação está isenta de distorções materiais. A garantia razoável aproxima-se de uma auditoria financeira e envolve testes mais extensos. O EINF exige atualmente garantia limitada.
Com quanta antecedência devemos começar a preparar a verificação?
Conte com pelo menos oito semanas antes da data de apresentação, e mais se for o primeiro EINF ou se os dados estiverem dispersos por muitos sistemas. A recolha de dados é normalmente o que demora mais.
O que fazer se um valor tiver de ser estimado?
Assinale-o como estimativa no relatório, documente o método e o motivo e guarde os dados de partida. Os verificadores costumam aceitar estimativas razoáveis quando são transparentes e aplicadas de forma coerente.
