Einen EINF-Bericht zum ersten Mal vorzubereiten, kann überwältigend wirken. Die Pflicht ergibt sich aus dem spanischen Gesetz 11/2018, die Erklärung umfasst fünf Säulen, sie muss von einem unabhängigen Prüfungsdienstleister verifiziert werden, und das Leitungsorgan genehmigt sie zusammen mit dem Jahresabschluss. Dieser Leitfaden zerlegt den Prozess in sieben überschaubare Schritte, damit Sie wissen, was zu tun ist, wer es tun sollte und was der Prüfer in jeder Phase verlangen wird.
Als Faustregel dauert ein vollständiger EINF-Zyklus zwei bis vier Monate, je nach Unternehmensgröße und Reifegrad Ihrer Daten. Beginnen Sie mindestens drei Monate vor Ihrer Einreichungsfrist: Die Datenerfassung dauert immer länger als erwartet.
Schritt 1: Berichtsumfang festlegen
Bevor Sie eine einzige Zahl erfassen, definieren Sie Ihre Berichtsgrenzen: welche rechtlichen Einheiten, Standorte, Tätigkeiten und welcher Zeitraum abgedeckt sind. Gehört Ihr Unternehmen zu einer Gruppe, klären Sie, ob Sie einzeln berichten oder die Muttergesellschaft einen konsolidierten EINF vorlegt. Eine Tochtergesellschaft ist nur dann durch den Konzernbericht abgedeckt, wenn dieser ihre Tätigkeiten und Daten ausdrücklich einschließt. Prüfen Sie das, statt es vorauszusetzen. Der Leitfaden Wer braucht einen EINF-Bericht? erläutert die Schwellenwerte im Detail.
Verantwortlich: Finanzen oder die Nachhaltigkeitsleitung, mit Freigabe durch die Geschäftsleitung.
Ergebnis: eine einseitige Notiz zum Berichtsumfang mit den einbezogenen und ausgeschlossenen Einheiten, dem Berichtszeitraum und den Konsolidierungskriterien. Bewahren Sie sie auf: Der Prüfer wird danach fragen, und jede berichtete Zahl muss zu diesen Grenzen passen.
Schritt 2: Datenanforderungen abbilden
Listen Sie für jede der fünf EINF-Säulen (Umwelt, Sozial- und Arbeitnehmerbelange, Menschenrechte, Bekämpfung von Korruption und Bestechung sowie Diversität) die konkreten Datenpunkte auf, die Sie benötigen. Unterscheiden Sie zwei Arten:
- Quantitative Kennzahlen: Energieverbrauch, Treibhausgasemissionen, Wasser, Abfall, Belegschaft nach Geschlecht, Alter und Land, Vertragsarten, Unfallquoten, Schulungsstunden sowie Vergütung nach Geschlecht und Berufsgruppe.
- Qualitative Angaben: Richtlinien, Due-Diligence-Verfahren, wesentliche Risiken und deren Steuerung, Beschwerdekanäle sowie die Ergebnisse dieser Richtlinien.
Viele Unternehmen nutzen einen anerkannten Rahmen wie die GRI-Standards als Referenz für jede Kennzahl. Das macht die Erklärung vergleichbarer und leichter prüfbar. Welchen Rahmen Sie auch wählen, dokumentieren Sie ihn: Die Methodik ist Teil der Prüfung. Der Artikel zu den EINF-Berichtspflichten listet die Angaben Säule für Säule auf.
Schritt 3: Datenverantwortliche benennen
Kein einzelnes Team verfügt über alle EINF-Daten. Benennen Sie daher pro Datenpunkt eine verantwortliche Person, nicht nur pro Säule. Eine typische Aufteilung sieht so aus:
- Umwelt: Betrieb, Facility Management, Einkauf
- Sozial- und Arbeitnehmerbelange: Personalabteilung, Arbeitssicherheit
- Menschenrechte: Recht, Compliance sowie Einkauf für die Lieferkette
- Korruptionsbekämpfung: Recht, Compliance, Interne Revision
- Diversität: Personalabteilung, Sekretariat des Leitungsorgans
Vereinbaren Sie mit jeder verantwortlichen Person eine Frist und einen einzigen Kanal für die Übermittlung von Daten und Nachweisen. Anhänge, die über viele Postfächer verstreut sind, gehören zu den häufigsten Gründen, warum ein Prüfer eine Zahl später nicht nachvollziehen kann.
Schritt 4: Daten erfassen und validieren
Sammeln Sie die Quelldokumente hinter jeder Zahl: Energie- und Wasserrechnungen, Zählerstände, Berichte des Entsorgungsdienstleisters, Personal- und Lohnabrechnungsexporte, Unfallaufzeichnungen, Compliance-Berichte und Sitzungsprotokolle des Leitungsorgans. Validieren Sie anschließend, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen:
- Vollständigkeit: keine fehlenden Monate, alle Einheiten innerhalb der Berichtsgrenzen erfasst.
- Konsistenz: dieselben Einheiten an allen Standorten (kWh oder MWh, kg oder Tonnen) und dieselben Definitionen in allen Ländern.
- Plausibilität: Vergleich mit dem Vorjahr und Kennzeichnung von Werten, die sich ohne Erklärung stark verändern.
- Berechnungen: Dokumentation der verwendeten Emissionsfaktoren, Umrechnungsregeln und Zuordnungskriterien.
Unser Leitfaden zur EINF-Datenerfassung zeigt, wo Sie jeden Datenpunkt finden.
Schritt 5: Bericht erstellen
Gliedern Sie die Erklärung nach den fünf Säulen. Beschreiben Sie für jede Säule die bestehenden Richtlinien, die wesentlichen Risiken und die Ergebnisse, belegt durch Kennzahlen. Eine Richtlinie zu beschreiben, reicht allein nicht aus: “Wir haben eine Diversitätsrichtlinie” braucht die Zahlen, die zeigen, was sie bewirkt hat. Nehmen Sie Vorjahresvergleiche auf, wo immer die Daten es zulassen. Ist es Ihr erstes Jahr, sagen Sie das offen und planen Sie Vergleiche ab dem zweiten Jahr ein.
Führen Sie schon beim Schreiben ein Nachweisverzeichnis, das jede Zahl und jede Aussage mit ihrem Quelldokument und ihrer Berechnung verknüpft. Es nachträglich aufzubauen, ist langsam und fehleranfällig.
Schritt 6: Unabhängige Prüfung
Der EINF muss von einem unabhängigen Prüfungsdienstleister verifiziert werden. Binden Sie ihn früh ein, idealerweise schon während der Datenerfassung, um Umfang, Zeitplan und die erwarteten Nachweise abzustimmen. Prüfer kontrollieren vier Dinge:
- Vollständigkeit: Alle fünf Säulen und die geforderten Inhalte sind abgedeckt.
- Richtigkeit: Die berichteten Zahlen stimmen mit den Quelldokumenten überein, und die Methoden werden korrekt angewendet.
- Konsistenz: Die Zahlen passen untereinander und zum Jahresabschluss.
- Konformität: Die Erklärung erfüllt die Anforderungen des Gesetzes 11/2018.
Übergeben Sie ein geordnetes Nachweispaket und klären Sie die Feststellungen vor der Freigabe durch das Leitungsorgan. Unser Leitfaden zur EINF-Prüfungsvorbereitung beschreibt, worauf Prüfer achten.
Schritt 7: Freigabe und Einreichung
Das Leitungsorgan genehmigt den EINF, der zusammen mit dem Jahresabschluss als Teil des Lageberichts eingereicht wird. Dokumentieren Sie, wer welchen Abschnitt geliefert, validiert und freigegeben hat: Auch die Freigabekette gehört zu den Nachweisen.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Zu spät anfangen: Der Prüfer braucht Zeit, ebenso die Abteilungen, die die Daten halten.
- Uneinheitlicher Berichtsumfang: eine Einheit, die in der Umweltsäule erscheint, in der Sozialsäule aber fehlt.
- Fehlende Nachweise: Zahlen, die niemand auf eine Rechnung, einen Export oder einen Datensatz zurückführen kann.
- Richtlinien ohne Ergebnisse: Beschreibungen von Verpflichtungen ohne Kennzahlen dahinter.
- Keine Methodiknotiz: Emissionsfaktoren und Berechnungsregeln, die nicht dokumentiert sind.
Kurze Checkliste
- Notiz zum Berichtsumfang freigegeben, mit Einheiten, Zeitraum und Konsolidierungskriterien
- Liste der Datenpunkte pro Säule, jeweils mit verantwortlicher Person und Frist
- Quelldokumente gesammelt und validiert
- Berechnungsmethodik dokumentiert
- Nachweisverzeichnis, das jede Zahl mit ihrer Quelle verknüpft
- Prüfer beauftragt und Feststellungen geklärt
- Freigabe durch das Leitungsorgan dokumentiert
Wie Dcycle Sie unterstützt
Dcycle deckt die Schritte 2 bis 6 auf einer einzigen Plattform ab. Die EINF-Anforderungen sind bereits abgebildet, sodass Sie sehen, welche Datenpunkte vollständig sind, welche noch ausstehen und wer jeweils verantwortlich ist. Die Datenerfassung ist automatisiert: Laden Sie Rechnungen hoch, importieren Sie Tabellen oder verbinden Sie Ihr ERP über die automatisierte Datenerfassung. Die Plattform ordnet die Daten zu und markiert Auffälligkeiten, bevor das Schreiben beginnt. In EINF/GRI-Projekten bleibt jede Zahl mit ihrer Quelldatei und ihrer GRI-Referenz verknüpft. Fragt der Prüfer nach einem Nachweis, findet Ihr Team ihn im selben Arbeitsablauf, statt Postfächer zu durchsuchen. Fordern Sie eine Demo an, um ein vollständiges EINF-Projekt zu sehen.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Wie lange dauert die Vorbereitung eines EINF-Berichts?
Ein vollständiger Zyklus dauert in der Regel zwei bis vier Monate, je nach Unternehmensgröße und Reifegrad der Daten. Beginnen Sie mindestens drei Monate vor Ihrer Einreichungsfrist und binden Sie den Prüfer früh ein.
Wer genehmigt den EINF?
Das Leitungsorgan (in Spanien der Verwaltungsrat) genehmigt den EINF, der zusammen mit dem Jahresabschluss als Teil des Lageberichts eingereicht wird.
Muss ich einen bestimmten Berichtsstandard verwenden?
Das Gesetz 11/2018 schreibt keinen einzelnen Standard vor, viele Unternehmen orientieren sich jedoch an den GRI-Standards. Welchen Rahmen Sie auch wählen, dokumentieren Sie ihn, damit der Prüfer nachvollziehen kann, wie jede Kennzahl erstellt wurde.
Kann sich eine Tochtergesellschaft auf den EINF der Muttergesellschaft stützen?
Nur wenn der konsolidierte EINF der Gruppe die Tätigkeiten und Daten der Tochtergesellschaft ausdrücklich abdeckt. Andernfalls muss die Tochtergesellschaft unter Umständen eine eigene Erklärung vorlegen.
