Das spanische Gesetz 11/2018 hat den EINF (Estado de Información No Financiera, die nichtfinanzielle Erklärung) eingeführt, doch nicht jedes Unternehmen muss ihn einreichen. Auf dem Papier sind die Schwellenwerte eindeutig. Fehler entstehen vor allem bei Konzernstrukturen und bei der Zwei-Jahres-Regel.
Dieser Leitfaden erklärt, wer einen EINF-Bericht einreichen muss, wie Sie die Prüfung durchführen und wie Prüfer sie beurteilen.
Verbindliche Berichtsschwellenwerte
Ihr Unternehmen muss einen EINF einreichen, wenn es mindestens zwei der folgenden Bedingungen in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren erfüllt:
| Kriterium | Schwellenwert |
|---|---|
| Durchschnittliche Zahl der Beschäftigten | Mehr als 250 |
| Bilanzsumme | Mehr als 20 Mio. EUR |
| Nettoumsatz | Mehr als 40 Mio. EUR |
Die Pflicht gilt sowohl für Einzelunternehmen als auch für konsolidierte Konzerne. Maßgeblich ist die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten im Geschäftsjahr, nicht der Personalstand an einem Stichtag. Unternehmen mit Saisonkräften sollten deshalb den Durchschnitt berechnen und nicht auf die Lohnliste zum Jahresende schauen.
So führen Sie die Prüfung mit Ihren eigenen Zahlen durch
- Entnehmen Sie Bilanzsumme und Nettoumsatz den festgestellten Jahresabschlüssen der letzten beiden Geschäftsjahre.
- Lassen Sie sich von der Personalabteilung die durchschnittliche Zahl der Beschäftigten für beide Jahre geben, nach derselben Methode berechnet.
- Markieren Sie jedes Kriterium pro Jahr als erfüllt oder nicht erfüllt. Sie sind berichtspflichtig, wenn in beiden Jahren mindestens zwei Kriterien erfüllt sind.
- Wiederholen Sie die Prüfung auf Konzernebene mit konsolidierten Zahlen, wenn Ihr Unternehmen Muttergesellschaft ist.
- Halten Sie Ergebnis, verwendete Zahlen und deren Quelle schriftlich fest. Diese kurze Notiz wird Teil Ihrer Nachweisdokumentation.
Unternehmen von öffentlichem Interesse
Unternehmen von öffentlichem Interesse (börsennotierte Gesellschaften, Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen) mit mehr als 500 Beschäftigten müssen unabhängig von den oben genannten Schwellenwerten für Bilanzsumme und Umsatz berichten.
Konzern- oder Einzelberichterstattung
Gehört Ihr Unternehmen zu einem Konzern, kann die Muttergesellschaft einen konsolidierten EINF für alle Tochtergesellschaften einreichen. Die Tochtergesellschaften sind dann von einer eigenen Berichterstattung befreit, allerdings nur, wenn der konsolidierte Bericht ihre Geschäftstätigkeit und ihre Daten ausdrücklich abdeckt.
Genau hier passieren viele Fehler: Eine Tochtergesellschaft hält sich für befreit, doch der Konzern-EINF enthält ihre Zahlen nicht. Sind Ihre Daten nicht im konsolidierten Bericht, müssen Sie möglicherweise selbst berichten.
Sitzt die Muttergesellschaft außerhalb Spaniens, prüfen Sie sorgfältig, ob der nichtfinanzielle Bericht des Konzerns die spanische Gesellschaft tatsächlich abdeckt und die Anforderungen des Gesetzes 11/2018 erfüllt. Bei komplexen Strukturen empfiehlt sich eine dokumentierte Einschätzung, welche Gesellschaft die Pflicht trägt, bevor die Datenerhebung beginnt.
Wann beginnt und endet die Pflicht?
Die Pflicht gilt für das Geschäftsjahr, in dem die Schwellenwerte zum zweiten Mal in Folge erreicht werden. Hat Ihr Unternehmen zwei der drei Kriterien sowohl 2024 als auch 2025 erfüllt, müssen Sie für das Geschäftsjahr 2025 einen EINF einreichen.
Umgekehrt gilt: Liegen Sie zwei Geschäftsjahre in Folge unter den Schwellenwerten, entfällt die Pflicht. Viele Unternehmen berichten dennoch freiwillig weiter.
Wer für die Entscheidung über den Berichtsumfang zuständig ist
Die Prüfung betrifft mehrere Abteilungen:
- Finanzen: Bilanzsumme, Nettoumsatz und Konsolidierungskreis.
- Personal: durchschnittliche Zahl der Beschäftigten pro Gesellschaft und Jahr.
- Rechtsabteilung oder Gesellschaftssekretariat: Status als Unternehmen von öffentlichem Interesse, Konzernstruktur und Freigabeprozess durch das Leitungsorgan.
- Nachhaltigkeitsverantwortliche: übersetzen das Ergebnis in eine Berichtsgrenze und einen Plan zur Datenerhebung.
Das Leitungsorgan (consejo de administración) genehmigt den EINF, der zusammen mit dem Jahresabschluss als Teil des Lageberichts eingereicht wird. Die Entscheidung über den Berichtsumfang sollte das Gremium daher frühzeitig erreichen.
Häufige Fehler bei der Prüfung
- Nur ein Jahr betrachten. Die Zwei-Jahres-Regel gilt sowohl für den Eintritt in die Pflicht als auch für den Austritt.
- Beschäftigte am 31. Dezember zählen. Verwenden Sie den Jahresdurchschnitt.
- Annehmen, dass der Konzernbericht Sie abdeckt. Prüfen Sie, ob die Daten Ihrer Gesellschaft tatsächlich enthalten sind.
- Die Berichtsgrenze nicht dokumentieren. Wenn Sie nicht erklären können, welche Gesellschaften, Standorte und Tätigkeiten erfasst sind, wird der Prüfer nachfragen.
- Zu spät entscheiden. Die Erstellung eines EINF dauert in der Regel zwei bis vier Monate.
Wie Prüfer den Berichtsumfang beurteilen
Der EINF muss von einem unabhängigen Prüfungsdienstleister verifiziert werden. Prüfer kontrollieren Vollständigkeit, Richtigkeit, Konsistenz mit dem Jahresabschluss und die Einhaltung des Gesetzes 11/2018. Der Berichtsumfang ist die Grundlage für alle vier Punkte: Weicht die Berichtsgrenze vom Konsolidierungskreis im Jahresabschluss ab oder ist eine Gesellschaft in der Umweltsäule erfasst, in der Sozialsäule aber nicht, sind Rückfragen sicher.
In den EINF-Projekten, die wir begleiten, verlaufen die Prüfungen am reibungslosesten, wenn sie mit einer einseitigen Notiz zur Berichtsgrenze beginnen: einbezogene Gesellschaften, Gründe für Ausschlüsse und die Zahlen hinter der Schwellenwertprüfung. Unser Leitfaden zur EINF-Prüfungsvorbereitung behandelt die übrigen Nachweise.
Freiwillige Berichterstattung
Unternehmen unterhalb der Schwellenwerte können freiwillig einen EINF einreichen, zunehmend weil Kunden, öffentliche Ausschreibungen und Investoren ESG-Daten verlangen. Zugleich bauen sie so die Prozesse auf, die sie brauchen, wenn sie in die Pflicht hineinwachsen.
Verhältnis zur CSRD
Die CSRD ersetzt schrittweise die nationalen Vorgaben zur nichtfinanziellen Berichterstattung in der EU. Spanische Unternehmen, die die CSRD-Schwellenwerte erreichen, wechseln vom EINF zur Berichterstattung nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Der Großteil der Daten, die Sie heute für den EINF erheben, fließt direkt in die CSRD-Berichterstattung ein.
Checkliste zum Berichtsumfang
- Bilanzsumme, Umsatz und durchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten beiden Geschäftsjahre laut festgestelltem Jahresabschluss
- Status als Unternehmen von öffentlichem Interesse geklärt
- Konzernstruktur erfasst und konsolidierte Prüfung durchgeführt
- Bestätigung, dass ein etwaiger Konzern-EINF Ihre Gesellschaft ausdrücklich abdeckt
- Berichtsgrenze dokumentiert und mit dem Konsolidierungskreis abgestimmt
- Verantwortliche in Finanzen, Personal, Recht und Nachhaltigkeit benannt
- Zeitplan vereinbart, damit der EINF zusammen mit dem Jahresabschluss genehmigt werden kann
Wie Dcycle hilft
Die Nachhaltigkeitsexperten von Dcycle helfen Ihnen, Ihre Pflicht zu klären, die Berichtsgrenze festzulegen und die Datenerhebung pro Gesellschaft zu planen. Steht fest, dass Sie berichten müssen, erfasst die Plattform Daten aus ERP-Systemen, Rechnungen und Tabellen aller Standorte, und jede Zahl bleibt für den Prüfer mit ihrem Quelldokument verknüpft. Einen Überblick über den Inhalt des Berichts finden Sie unter Was ist der EINF? und in unserem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Vorbereitung. Fordern Sie eine Demo an, um zu starten.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Welche Unternehmen müssen nach den EINF-Schwellenwerten berichten?
Nach dem spanischen Gesetz 11/2018 müssen Unternehmen und Konzerne berichten, wenn sie in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der drei Größenkriterien erfüllen (mehr als 250 Beschäftigte im Durchschnitt, mehr als 20 Mio. EUR Bilanzsumme, mehr als 40 Mio. EUR Nettoumsatz). Unternehmen von öffentlichem Interesse mit mehr als 500 Beschäftigten müssen unabhängig von diesen Kriterien berichten.
Ist eine Tochtergesellschaft befreit, wenn die Muttergesellschaft einen Konzern-EINF einreicht?
Nur wenn der konsolidierte EINF die Geschäftstätigkeit und die Daten der Tochtergesellschaft ausdrücklich abdeckt. Sind ihre Zahlen nicht im Konzernbericht enthalten, muss sie möglicherweise selbst berichten.
Kann ein Unternehmen aufhören, einen EINF einzureichen?
Ja. Liegt das Unternehmen zwei Geschäftsjahre in Folge unter den Schwellenwerten, entfällt die Pflicht. Viele Unternehmen berichten freiwillig weiter, weil Kunden und Investoren die Informationen weiterhin anfragen.
Braucht ein freiwilliger EINF dieselbe Struktur wie ein verpflichtender?
Ein verkürztes Format gibt es nicht. Ein freiwilliger Bericht ist glaubwürdig, wenn er dieselben fünf Säulen abdeckt, dieselben Methoden verwendet und dieselbe Nachweiskette führt wie ein verpflichtender EINF. Das erleichtert auch den späteren Übergang zur Pflichtberichterstattung.
