Preparar un informe EINF por primera vez puede parecer abrumador. La obligación nace de la Ley 11/2018, el estado cubre cinco pilares, debe verificarlo un prestador independiente de servicios de verificación y el consejo de administración lo aprueba junto con las cuentas anuales. Esta guía divide el proceso en siete pasos manejables para que sepas qué hacer, quién debe hacerlo y qué te pedirá el verificador en cada fase.
Como referencia, un ciclo completo de EINF lleva entre dos y cuatro meses, según el tamaño de la empresa y el grado de preparación de los datos. Empieza al menos tres meses antes de la fecha límite: la recopilación de datos siempre lleva más tiempo del previsto.
Paso 1: define el alcance
Antes de recoger un solo dato, delimita el perímetro de reporte: qué sociedades, centros, actividades y periodo cubre el estado. Si formas parte de un grupo, aclara si presentas el EINF de forma individual o si la sociedad dominante presenta uno consolidado. Una filial solo queda cubierta por el informe del grupo si este incluye de forma explícita sus operaciones y sus datos, así que compruébalo en lugar de darlo por hecho. La guía sobre quién necesita presentar el EINF explica los umbrales en detalle.
Responsable: Finanzas o la persona responsable de sostenibilidad, con el visto bueno de la dirección.
Resultado: una nota de alcance de una página con las sociedades incluidas y excluidas, el periodo de reporte y los criterios de consolidación. Consérvala: el verificador te la pedirá y cada cifra que publiques debe ajustarse a ese perímetro.
Paso 2: mapea los requisitos de datos
Para cada uno de los cinco pilares del EINF (medioambiente, cuestiones sociales y relativas al personal, derechos humanos, lucha contra la corrupción y el soborno, y diversidad), enumera los datos concretos que necesitas. Sepáralos en dos tipos:
- Indicadores cuantitativos: consumo energético, emisiones de gases de efecto invernadero, agua, residuos, plantilla por sexo, edad y país, modalidades de contrato, índices de accidentalidad, horas de formación y remuneraciones por sexo y categoría profesional.
- Información cualitativa: políticas, procedimientos de diligencia debida, principales riesgos y cómo se gestionan, canales de denuncia y resultados de esas políticas.
Muchas empresas toman como referencia un marco reconocido, como los estándares GRI, para cada indicador, lo que facilita la comparación y la verificación. Elijas el que elijas, documéntalo: la metodología también se revisa. El artículo sobre los requisitos de reporte del EINF recoge la información exigida pilar por pilar.
Paso 3: asigna responsables de datos
Ningún equipo tiene todos los datos del EINF, así que nombra un responsable por cada dato, no solo por pilar. Un reparto habitual es este:
- Medioambiente: Operaciones, Mantenimiento e instalaciones, Compras
- Cuestiones sociales y de personal: RRHH, Prevención de riesgos laborales
- Derechos humanos: Legal, Cumplimiento y Compras para la cadena de suministro
- Anticorrupción: Legal, Cumplimiento, Auditoría interna
- Diversidad: RRHH, Secretaría del consejo
Acuerda una fecha de entrega con cada responsable y un único canal para enviar datos y evidencias. Los adjuntos repartidos entre bandejas de correo son uno de los motivos más habituales por los que un verificador no consigue trazar una cifra.
Paso 4: recopila y valida los datos
Reúne los documentos que respaldan cada cifra: facturas de energía y agua, lecturas de contadores, informes del gestor de residuos, exportaciones de RRHH y nóminas, registros de accidentes, informes de cumplimiento y actas del consejo. Después, valida antes de redactar:
- Integridad: ningún mes sin datos y todas las sociedades del perímetro cubiertas.
- Coherencia: las mismas unidades en todos los centros (kWh o MWh, kg o toneladas) y las mismas definiciones en todos los países.
- Verosimilitud: compara con el año anterior y marca los valores que cambian bruscamente sin explicación.
- Cálculos: registra los factores de emisión, las reglas de conversión y los criterios de asignación utilizados.
Nuestra guía de recopilación de datos del EINF explica dónde encontrar cada dato.
Paso 5: redacta el informe
Estructura el estado en torno a los cinco pilares. En cada uno, describe las políticas vigentes, los principales riesgos y los resultados, respaldados por indicadores. Describir una política no basta: “tenemos una política de diversidad” necesita las cifras que muestran qué ha conseguido. Incluye comparativas interanuales siempre que los datos lo permitan; si es tu primer año, indícalo y planifica las comparativas a partir del segundo.
Mantén un índice de evidencias mientras redactas, que vincule cada cifra y cada afirmación con su documento de origen y su cálculo. Construirlo al final es lento y propenso a errores.
Paso 6: verificación independiente
El EINF debe verificarlo un prestador independiente de servicios de verificación. Contáctalo pronto, idealmente durante la recopilación de datos, para acordar el alcance, el calendario y las evidencias que espera recibir. Conviene revisar también las orientaciones del ICAC sobre información no financiera. El verificador comprueba cuatro aspectos:
- Integridad: los cinco pilares y el contenido exigido están cubiertos.
- Exactitud: las cifras coinciden con la documentación de origen y las metodologías se aplican correctamente.
- Coherencia: los datos cuadran entre sí y con los estados financieros.
- Cumplimiento: el estado se ajusta a lo que exige la Ley 11/2018.
Entrégale un paquete de evidencias ordenado y resuelve sus observaciones antes de la aprobación del consejo. Nuestra guía de preparación de la auditoría del EINF detalla qué revisan los verificadores.
Paso 7: aprobación del consejo y presentación
El consejo de administración aprueba el EINF, que se presenta junto con las cuentas anuales como parte del informe de gestión. Deja constancia de quién aportó, validó y aprobó cada sección: la cadena de aprobación también forma parte de la evidencia.
Errores habituales que conviene evitar
- Empezar tarde: el verificador necesita tiempo, y también los departamentos que tienen los datos.
- Perímetro incoherente: una sociedad que aparece en el pilar ambiental pero falta en el social.
- Falta de evidencias: cifras que nadie puede vincular a una factura, una exportación o un registro.
- Políticas sin resultados: descripciones de compromisos sin indicadores que las respalden.
- Sin nota metodológica: factores de emisión y reglas de cálculo sin documentar.
Checklist rápido
- Nota de alcance aprobada, con sociedades, periodo y criterios de consolidación
- Lista de datos por pilar, con un responsable y una fecha para cada uno
- Documentos de origen recopilados y validados
- Metodología de cálculo documentada
- Índice de evidencias que vincula cada cifra con su origen
- Verificador contratado y observaciones resueltas
- Aprobación del consejo registrada
Cómo te ayuda Dcycle
Dcycle cubre los pasos 2 a 6 en una sola plataforma. Los requisitos del EINF vienen mapeados, así que ves qué datos están completos, cuáles están pendientes y quién es responsable de cada uno. La recopilación de datos está automatizada: sube facturas, importa hojas de cálculo o conecta tu ERP con la recopilación de datos automatizada, y la plataforma clasifica la información y señala anomalías antes de empezar a redactar. En los proyectos EINF/GRI, cada cifra queda vinculada a su archivo de origen y a su referencia GRI, de modo que cuando el verificador pide una evidencia tu equipo la encuentra en el mismo flujo de trabajo, sin rebuscar en el correo. Solicita una demo para ver un proyecto EINF completo.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Cuánto tiempo lleva preparar un informe EINF?
Un ciclo completo suele llevar entre dos y cuatro meses, según el tamaño de la empresa y el grado de preparación de los datos. Empieza al menos tres meses antes de la fecha límite y contacta pronto con el verificador.
¿Quién aprueba el EINF?
El consejo de administración aprueba el EINF, que se presenta junto con las cuentas anuales como parte del informe de gestión.
¿Hay que seguir un estándar de reporte concreto?
La Ley 11/2018 no impone un único estándar, pero muchas empresas toman como referencia los estándares GRI. Elijas el marco que elijas, documéntalo para que el verificador pueda comprobar cómo se ha preparado cada indicador.
¿Puede una filial ampararse en el EINF de su sociedad dominante?
Solo si el EINF consolidado del grupo cubre de forma explícita las operaciones y los datos de la filial. Si no es así, la filial puede seguir obligada a presentar su propio estado.
