Preparar um relatório EINF pela primeira vez pode parecer esmagador. A obrigação decorre da Lei espanhola 11/2018, a demonstração abrange cinco pilares, tem de ser verificada por um prestador independente de serviços de verificação e o conselho de administração aprova-a juntamente com as contas anuais. Este guia divide o processo em sete passos geríveis, para que saiba o que fazer, quem o deve fazer e o que o verificador vai pedir em cada fase.
Como regra prática, um ciclo completo de EINF demora entre dois e quatro meses, consoante a dimensão da empresa e o grau de preparação dos dados. Comece pelo menos três meses antes do prazo de apresentação: a recolha de dados demora sempre mais do que o previsto.
Passo 1: defina o âmbito
Antes de recolher um único número, defina o perímetro de reporte: que entidades jurídicas, instalações, atividades e período a demonstração abrange. Se a sua empresa pertence a um grupo, esclareça se apresenta o EINF individualmente ou se a empresa-mãe apresenta um EINF consolidado. Uma filial só fica abrangida pelo relatório do grupo se este incluir expressamente as suas operações e os seus dados, por isso confirme-o em vez de o presumir. O guia sobre quem precisa de apresentar o EINF explica os limiares em detalhe.
Responsável: a área financeira ou o responsável de sustentabilidade, com a aprovação da direção.
Resultado: uma nota de âmbito de uma página com as entidades incluídas e excluídas, o período de reporte e os critérios de consolidação. Guarde-a: o verificador vai pedi-la e cada valor reportado tem de corresponder a esse perímetro.
Passo 2: mapeie os requisitos de dados
Para cada um dos cinco pilares do EINF (ambiente, questões sociais e relativas aos trabalhadores, direitos humanos, combate à corrupção e ao suborno, e diversidade), liste os dados concretos de que precisa. Separe-os em dois tipos:
- Indicadores quantitativos: consumo de energia, emissões de gases com efeito de estufa, água, resíduos, efetivos por género, idade e país, tipos de contrato, taxas de sinistralidade, horas de formação e remunerações por género e categoria profissional.
- Informação qualitativa: políticas, procedimentos de diligência devida, principais riscos e a forma como são geridos, canais de denúncia e os resultados dessas políticas.
Muitas empresas usam um referencial reconhecido, como as normas GRI, como base para cada indicador, o que torna a demonstração mais comparável e mais fácil de verificar. Seja qual for a escolha, documente-a: a metodologia também é revista. O artigo sobre os requisitos de reporte do EINF enumera a informação exigida pilar a pilar.
Passo 3: atribua responsáveis pelos dados
Nenhuma equipa detém todos os dados do EINF, por isso nomeie um responsável por cada dado e não apenas por pilar. Uma distribuição habitual é a seguinte:
- Ambiente: Operações, Gestão de instalações, Compras
- Questões sociais e laborais: Recursos Humanos, Segurança e Saúde no Trabalho
- Direitos humanos: Jurídico, Compliance e Compras para a cadeia de abastecimento
- Anticorrupção: Jurídico, Compliance, Auditoria interna
- Diversidade: Recursos Humanos, Secretariado do conselho
Acorde um prazo com cada responsável e um único canal para enviar dados e evidências. Anexos espalhados por várias caixas de correio são um dos motivos mais frequentes para um verificador não conseguir rastrear um valor mais tarde.
Passo 4: recolha e valide os dados
Reúna os documentos de suporte de cada valor: faturas de energia e água, leituras de contadores, relatórios do operador de resíduos, exportações de recursos humanos e de processamento salarial, registos de acidentes, relatórios de compliance e atas do conselho. Depois, valide antes de redigir:
- Integridade: nenhum mês em falta e todas as entidades do perímetro cobertas.
- Coerência: as mesmas unidades em todas as instalações (kWh ou MWh, kg ou toneladas) e as mesmas definições em todos os países.
- Plausibilidade: compare com o ano anterior e assinale os valores que variam fortemente sem explicação.
- Cálculos: registe os fatores de emissão, as regras de conversão e os critérios de imputação utilizados.
O nosso guia de recolha de dados do EINF explica onde encontrar cada dado.
Passo 5: redija o relatório
Estruture a demonstração em torno dos cinco pilares. Em cada um, descreva as políticas em vigor, os principais riscos e os resultados, suportados por indicadores. Descrever uma política não chega: “temos uma política de diversidade” precisa dos números que mostram o que alcançou. Inclua comparações com o ano anterior sempre que os dados o permitam; se for o primeiro ano, indique-o e planeie as comparações a partir do segundo.
Mantenha um índice de evidências enquanto redige, que ligue cada valor e cada afirmação ao respetivo documento de origem e cálculo. Construí-lo no fim é lento e propenso a erros.
Passo 6: verificação independente
O EINF tem de ser verificado por um prestador independente de serviços de verificação. Contacte-o cedo, idealmente durante a recolha de dados, para acordar o âmbito, o calendário e as evidências que espera receber. Os verificadores avaliam quatro aspetos:
- Integridade: os cinco pilares e o conteúdo exigido estão cobertos.
- Exatidão: os valores reportados coincidem com a documentação de origem e as metodologias são aplicadas corretamente.
- Coerência: os números batem certo entre si e com as demonstrações financeiras.
- Conformidade: a demonstração cumpre os requisitos da Lei 11/2018.
Entregue-lhe um pacote de evidências organizado e resolva as observações antes da aprovação pelo conselho. O nosso guia de preparação da auditoria do EINF explica o que os verificadores procuram.
Passo 7: aprovação pelo conselho e apresentação
O conselho de administração aprova o EINF, que é apresentado juntamente com as contas anuais como parte do relatório de gestão. Registe quem forneceu, validou e aprovou cada secção: a cadeia de aprovação também faz parte da evidência.
Erros comuns a evitar
- Começar tarde: o verificador precisa de tempo, tal como os departamentos que detêm os dados.
- Perímetro incoerente: uma entidade reportada no pilar ambiental mas ausente do social.
- Falta de evidências: valores que ninguém consegue ligar a uma fatura, uma exportação ou um registo.
- Políticas sem resultados: descrições de compromissos sem indicadores que as suportem.
- Sem nota metodológica: fatores de emissão e regras de cálculo por documentar.
Checklist rápida
- Nota de âmbito aprovada, com entidades, período e critérios de consolidação
- Lista de dados por pilar, com um responsável e um prazo para cada um
- Documentos de origem recolhidos e validados
- Metodologia de cálculo documentada
- Índice de evidências que liga cada valor à sua origem
- Verificador contratado e observações resolvidas
- Aprovação do conselho registada
Como a Dcycle ajuda
A Dcycle cobre os passos 2 a 6 numa única plataforma. Os requisitos do EINF já vêm mapeados, por isso vê que dados estão completos, quais estão pendentes e quem é responsável por cada um. A recolha de dados é automatizada: carregue faturas, importe folhas de cálculo ou ligue o seu ERP através da recolha automatizada de dados, e a plataforma classifica a informação e assinala anomalias antes de começar a redação. Nos projetos EINF/GRI, cada valor fica ligado ao respetivo ficheiro de origem e à referência GRI, de modo que, quando o verificador pede uma evidência, a sua equipa encontra-a no mesmo fluxo de trabalho, sem procurar em caixas de correio. Peça uma demonstração para ver um projeto EINF completo.
Perguntas frequentes (FAQs)
Quanto tempo demora a preparar um relatório EINF?
Um ciclo completo demora normalmente entre dois e quatro meses, consoante a dimensão da empresa e o grau de preparação dos dados. Comece pelo menos três meses antes do prazo de apresentação e contacte o verificador cedo.
Quem aprova o EINF?
O conselho de administração aprova o EINF, que é apresentado juntamente com as contas anuais como parte do relatório de gestão.
É obrigatório seguir uma norma de reporte específica?
A Lei 11/2018 não impõe uma norma única, mas muitas empresas usam as normas GRI como referência. Seja qual for o referencial escolhido, documente-o para que o verificador possa confirmar como cada indicador foi preparado.
Uma filial pode apoiar-se no EINF da empresa-mãe?
Só se o EINF consolidado do grupo abranger expressamente as operações e os dados da filial. Caso contrário, a filial pode continuar obrigada a apresentar a sua própria demonstração.
