Com o aumento dos dados sensíveis, é fundamental gerir quem tem acesso à informação. Atribuir diferentes funções permite definir permissões flexíveis, evitando riscos de exposição ou de alterações não autorizadas. Agora, com a nova funcionalidade de funções personalizadas da Dcycle, pode atribuir acessos de forma simples e flexível. Controle quem pode ver e editar o quê, sem estruturas rígidas e sem risco de erros.
Porque é que o controlo de acessos baseado em funções importa nos dados ESG
Os dados de sustentabilidade são, por natureza, transversais a várias áreas. As equipas financeiras tratam das faturas de energia, as operações gerem os dados de frota e logística, os recursos humanos fornecem informação sobre as deslocações dos colaboradores e as compras acompanham as emissões dos fornecedores. Com tantos intervenientes a contribuir e a aceder aos dados ESG, controlar quem pode ver e modificar o quê não é apenas uma questão de segurança: é uma necessidade operacional.
Sem controlos de acesso adequados, as organizações enfrentam vários riscos:
- Problemas de integridade dos dados: se qualquer utilizador puder modificar cálculos de emissões ou dados de entrada, as alterações acidentais podem comprometer o rigor dos relatórios entregues a reguladores ou auditores.
- Quebras de confidencialidade: os dados relativos aos colaboradores (padrões de deslocação, número de efetivos) e os contratos com fornecedores contêm frequentemente informação sensível, que só deve ser visível para pessoal autorizado.
- Lacunas na rastreabilidade: quando todos têm o mesmo nível de acesso, torna-se difícil saber quem fez alterações concretas, o que complica o processo de verificação nas auditorias da CSRD ou nas certificações ISO.
- Incumprimento normativo: regulamentos como a ISO 27001 e o RGPD exigem que as organizações apliquem o princípio do menor privilégio, dando aos utilizadores apenas o acesso de que precisam para executar as suas tarefas.
A funcionalidade de funções personalizadas da Dcycle responde a todos estes desafios, permitindo aos administradores definir exatamente a que cada membro da equipa pode aceder.
As diferentes funções
A Dcycle oferece um sistema de funções flexível, que se adapta à estrutura da sua organização:
Super Admin: acesso total a todo o sistema. Esta função é responsável por gerir as permissões e atribuir os acessos dos diferentes utilizadores. Além disso, o Super Admin pode bloquear o acesso a determinadas categorias de dados, como os dados de colaboradores, garantindo que só os utilizadores certos podem ver ou editar certa informação. Normalmente, esta função é atribuída ao responsável de sustentabilidade ou ao administrador de TI responsável pela plataforma.
Administrador de categoria: permite criar funções personalizadas com acesso para ver e editar categorias de dados específicas. Agora pode atribuir acessos à medida da estrutura da sua empresa. Por exemplo, pode criar uma função que dê ao gestor de energia acesso aos dados de eletricidade e combustível, mas não às categorias de colaboradores ou de viagens.
Funções personalizadas: para além das funções predefinidas, os administradores podem criar funções adaptadas a necessidades específicas. Alguns exemplos práticos:
- Uma função de consulta financeira, que vê os dados de custos associados às emissões, mas não pode modificar os valores introduzidos.
- Uma função de responsável de instalação, que pode introduzir e editar dados de uma localização concreta, mas não pode aceder aos dados de outras instalações.
- Uma função de auditor, com acesso apenas de leitura a todos os dados e metodologias de cálculo, que facilita as revisões externas sem risco de alterações acidentais.
Como configurar funções personalizadas na sua organização
Configurar funções na Dcycle segue um processo simples:
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Mapeie a estrutura da sua equipa: identifique que membros da equipa precisam de aceder à Dcycle e com que categorias de dados trabalham. Considere os departamentos (finanças, operações, compras), as localizações (se tiver vários centros) e as funções (introdução de dados, revisão, reporte).
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Defina os níveis de acesso: para cada função, determine se os utilizadores precisam de acesso apenas de consulta, de capacidade de edição ou de controlo administrativo total. O princípio do menor privilégio sugere começar com o acesso mínimo e alargá-lo apenas quando necessário.
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Crie e atribua funções: utilize o painel de Super Admin para criar funções personalizadas com as permissões específicas que definiu. Atribua essas funções a utilizadores individuais ou a grupos.
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Reveja periodicamente: à medida que os membros da equipa mudam de funções ou se acrescentam novas categorias de dados, reveja e atualize as permissões para garantir que continuam adequadas.
Pode aceder ao guia de configuração completo aqui, ou ver o tutorial em vídeo aqui.
Vantagens para organizações com várias entidades
Para as empresas que gerem dados de sustentabilidade em várias filiais, localizações ou unidades de negócio, as funções personalizadas são especialmente valiosas. As capacidades de gestão multientidade da Dcycle, combinadas com o acesso baseado em funções, permitem às organizações:
- Dar ao responsável de sustentabilidade de cada filial acesso apenas aos dados da sua própria entidade.
- Dar ao diretor de sustentabilidade do grupo uma visão consolidada de todas as entidades.
- Permitir que os gestores regionais revejam os dados da sua área geográfica sem aceder a outras regiões.
- Conceder a consultores ou auditores externos um acesso temporário e delimitado para fins de verificação.
Este nível de granularidade garante que os seus dados de pegada de carbono se mantêm rigorosos, seguros e auditáveis em todos os níveis da organização.
Agora tem controlo total sobre as contas e a tranquilidade de saber que a informação sensível não está exposta a utilizadores não autorizados. Peça uma demonstração para ver como o controlo de acessos baseado em funções da Dcycle pode funcionar na sua organização.
