Con el aumento de los datos sensibles, es fundamental gestionar quién tiene acceso a la información. Asignar distintos roles permite configurar permisos flexibles y evitar riesgos de exposición o modificaciones no autorizadas. Ahora, con la nueva funcionalidad de roles personalizados de Dcycle, puedes asignar accesos de forma sencilla y flexible. Controla quién puede ver y editar cada dato, sin estructuras rígidas y sin riesgo de errores.
Por qué importa el control de acceso por roles en los datos ESG
Los datos de sostenibilidad son transversales por naturaleza. Finanzas gestiona las facturas de energía, operaciones se ocupa de los datos de flota y logística, recursos humanos aporta la información de desplazamientos de los empleados y compras hace seguimiento de las emisiones de los proveedores. Con tantos actores que aportan y consultan datos ESG, controlar quién puede ver y modificar qué no es solo una cuestión de seguridad: es una necesidad operativa.
Sin controles de acceso adecuados, las organizaciones se enfrentan a varios riesgos:
- Problemas de integridad de los datos: si cualquier usuario puede modificar los cálculos de emisiones o los datos de entrada, los cambios accidentales pueden comprometer la exactitud de los informes presentados a reguladores o auditores.
- Brechas de confidencialidad: los datos relacionados con empleados (patrones de desplazamiento, plantilla) y los contratos con proveedores suelen contener información sensible que solo debería ver el personal autorizado.
- Lagunas en la pista de auditoría: cuando todos tienen el mismo nivel de acceso, resulta difícil saber quién hizo cada cambio, lo que complica la verificación en las auditorías de la CSRD o en las certificaciones ISO.
- Incumplimientos normativos: normas como la ISO 27001 y el RGPD exigen aplicar el principio de mínimo privilegio, es decir, dar a cada usuario solo el acceso que necesita para sus tareas concretas.
La función de roles personalizados de Dcycle responde a todos estos retos y permite a los administradores definir exactamente a qué puede acceder cada miembro del equipo.
Los distintos roles
Dcycle ofrece un sistema de roles flexible que se adapta a la estructura de tu organización:
Super Admin: acceso completo a todo el sistema. Este rol se encarga de gestionar los permisos y asignar los accesos de cada usuario. Además, el Super Admin puede bloquear el acceso a determinadas categorías de datos, como los datos de empleados, para que solo los usuarios adecuados puedan ver o editar cierta información. Normalmente este rol se asigna al responsable de sostenibilidad o al administrador de TI encargado de la plataforma.
Administrador de categoría: permite crear roles personalizados con acceso para ver y editar categorías de datos concretas. Ahora puedes asignar accesos a medida de la estructura de tu empresa. Por ejemplo, puedes crear un rol que dé al responsable de energía acceso a los datos de electricidad y combustible, pero no a las categorías de empleados o viajes.
Roles personalizados: además de los roles predefinidos, los administradores pueden crear roles a medida para necesidades específicas. Algunos ejemplos prácticos:
- Un rol de consulta financiera que puede ver los datos de costes asociados a las emisiones, pero no modificar los valores introducidos.
- Un rol de responsable de centro que puede introducir y editar datos de una ubicación concreta, pero no acceder a los de otros centros.
- Un rol de auditor con acceso de solo lectura a todos los datos y metodologías de cálculo, que facilita las revisiones externas sin riesgo de modificaciones accidentales.
Cómo configurar roles personalizados en tu organización
Configurar los roles en Dcycle es un proceso sencillo:
-
Mapea la estructura de tu equipo: identifica qué miembros del equipo necesitan acceder a Dcycle y con qué categorías de datos trabajan. Ten en cuenta los departamentos (finanzas, operaciones, compras), las ubicaciones (si tienes varios centros) y las funciones (introducción de datos, revisión, reporte).
-
Define los niveles de acceso: para cada rol, decide si los usuarios necesitan acceso de solo lectura, capacidad de edición o control administrativo total. El principio de mínimo privilegio recomienda empezar con el acceso mínimo y ampliarlo solo cuando haga falta.
-
Crea y asigna los roles: usa el panel de Super Admin para crear roles personalizados con los permisos que has definido y asígnalos a usuarios individuales o a grupos.
-
Revisa periódicamente: a medida que los miembros del equipo cambien de función o se añadan nuevas categorías de datos, revisa y actualiza los permisos para asegurarte de que siguen siendo adecuados.
Puedes consultar la guía de configuración completa aquí o ver el tutorial en vídeo aquí.
Ventajas para organizaciones con varias entidades
Para las empresas que gestionan datos de sostenibilidad en varias filiales, ubicaciones o unidades de negocio, los roles personalizados resultan especialmente valiosos. La gestión multiempresa de Dcycle, combinada con el acceso por roles, permite:
- Dar al responsable de sostenibilidad de cada filial acceso únicamente a los datos de su propia entidad.
- Ofrecer al director de sostenibilidad del grupo una vista consolidada de todas las entidades.
- Permitir que los responsables regionales revisen los datos de su área geográfica sin acceder a otras regiones.
- Conceder a consultores o auditores externos un acceso temporal y acotado con fines de verificación.
Este nivel de detalle garantiza que tus datos de huella de carbono sigan siendo exactos, seguros y auditables en todos los niveles de la organización.
Ahora tienes el control total de las cuentas y la tranquilidad de que la información sensible no queda expuesta a usuarios no autorizados. Solicita una demo para ver cómo puede funcionar el control de acceso por roles de Dcycle en tu organización.
